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Rôles délégués (réadapté à la facilitation)

Rôles délégués (réadapté à la facilitation)

Rôles délégués (réadapté à la facilitation)
Décharger le facilitateur du cumul des tâches pour l’aider à se concentrer sur le pilotage de l’atelier et le besoin de favoriser un environnement bienveillant et positif entre les participants.

Description

Chaque participant va avoir un rôle (gardien du temps, scribe…) pendant l’atelier pour améliorer la qualité du moment partagé… et lutter contre cette réunionite aiguë. Voici les principaux rôles selon Alain Cardon dans son livre Coaching d’équipe (Eyrolles, 2014) : - le Co-coach (c’est-à-dire le miroir) : donne des pistes d’amélioration sur la façon dont la réunion s’est déroulée. Son outil de prédilection : le feedback. - le Cadenceur (le « timeboxer ») : gardien du timing qu’il rappelle régulièrement, c’est le maître de la cadence. Ses outils de prédilection : sa montre et l’agenda affiché au mur par le facilitateur. - le Pousse-Décisions : encourage le groupe à prendre des décisions et à s’aligner dessus. De plus, il récapitule les acquis. Poil à gratter des participants, il abuse des expressions suivantes : « Arrivons-nous à une décision ? », « N’est-ce pas le moment de prendre une décision ? » On peut ajouter aussi : - le Secrétaire (ou scribe, écrivain) : prends des notes, enregistre les décisions prises (quoi, qui pilote, quand) ; - l’Hôte : gère l’intendance, l’interface avec l’extérieur

Nos conseils gagnants

La technique des Rôles délégués nous vient principalement d’Alain Cardon. Dans cette toolbox, nous la détournons pour l’associer au cadre de la facilitation que vous allez porter, avec des rôles légèrement réadaptés. Pour aller encore plus loin dans cette version que l’on vous propose, vous pouvez utiliser, en plus des rôles, des artefacts comme le bâton de parole pour renforcer la qualité des réunions.

Les bénéfices de cet outil sur un cas concret

Yohan Bouffandeau, coach Agile chez Wemanity, nous raconte : « En juin 2017, dans les cours de récréation, tous les gamins jouaient avec leur Hand Spinner. Nous avions à animer un atelier avec une personne qui, bien que pertinente, était aussi très bavarde. Nous utilisions donc un Hand Spinner comme bâton de parole pour faciliter la tâche du Timekeeper. Quand le Hand Spinner s’arrêtait, il fallait passer la parole à quelqu’un d’autre. »

Le contenu en + pour aller + loin...

S’il y a plusieurs réunions, faites en sorte que les rôles soient tournants. Proposez aux groupes d’imaginer d’autres rôles potentiels permettant l’amélioration des moments collectifs.

Quel est l'impact de cet outil sur l'équipe projet ?

Étape suivante conseillée

Standardisez ces rôles dans tous vos futurs ateliers ou réunions.

Comment préparer l'outil en amont de l'atelier ?

Imprimez les cartes descriptives des rôles délégués et découpez-les.

Matériel nécessaire

Cartes descriptives des rôles à déléguer en plus de votre rôle de facilitateur (c’est pourquoi nous ne faisons pas mention du rôle de ce dernier).

Des outils complémentaires

Lettre pre-mortem
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Facilitation d’un atelier
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Des outils de lancement

Mettre à jour les doutes, les problèmes que personne n’a encore osé mentionner et identifier les risques que comprend votre projet de manière générale. Vous pourrez ainsi anticiper leur arrivée en les évitant ou en prévoyant des solutions de secours.

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Totem d’équipe
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Facilitation d’un atelier
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Des icebreakers, energizers

Permettre à l’équipe de se construire rapidement. L’équipe devra faire preuve de créativité, d’organisation (un résultat est quand même attendu) et de partage pour livrer un totem digne de ce nom. C’est un outil ludique qui crée des liens entre les participants, favorise la prise de conscience, l’efficacité collective et fait émerger les valeurs que l’équipe va partager au cours de la vie de celle-ci.

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Memory dump
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Facilitation d’un atelier
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Des icebreakers, energizers

Au sein du groupe, aider chacun à se concentrer positivement sur l’atelier.

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